SELEKSI DAN PENEMPATAN SUMBER DAYA MANUSIA

BAB I

PENDAHULUAN

A.    Latar Belakang Masalah

Sumber daya manusia merupakan faktor produksi yang harus ada dan relatif lebih penting bagi organisasi, karena hampir seluruh kegiatan operasional organisasi dilakukan oleh manusia. Pencapaian tujuan organisasi sangat bergantung pada kualitas sumber daya manusia. Untuk mendapatkan sumber daya manusia yang berkualitas, organisasi harus merancang sistem pengadaan karyawan yang tepat, salah satunya adalah dengan mengadakan proses seleksi. Setelah proses seleksi selesai dilakukan, organisasi perlu menempatkan para calon karyawan yang telah diterima pada jabatan-jabatan yang dibutuhkan organisasi dan sesuai dengan kemampuan mereka masing-masing, sehingga para calon karyawan tersebut dapat bekerja dengan maksimal.

B.     Rumusan Masalah

Secara ringkas makalah ini akan mengangkat masalah sebagai berikut :

1.      Seperti apa gambaran umum mengenai seleksi dan penempatan SDM ?

2.      Apakah arti penting seleksi dan penempatan SDM terhadap kinerja organisasi ?

3.      Bagaimana langkah-langkah dalam menyusun seleksi dan penempatan SDM ?

C.    Tujuan Penulisan Makalah

1.      Untuk mengetahui gambaran umum mengenai seleksi dan penempatan SDM.

2.      Untuk mengetahui arti penting seleksi dan penempatan SDM bagi kinerja organisasi.

3.      Mengetahui langkah-langkah dalam seleksi dan penempatan SDM.

BAB II

PEMBAHASAN

A.    Pengertian Seleksi dan Penempatan SDM

Seleksi adalah suatu rekomendasi atau suatu keputusan untuk menerima atau menolak seseorang calon untuk pekerjaan tertentu berdasarkan suatu dugaan tentang kemungkinan-kemungkinan dari calon untuk menjadi tenaga kerja yang berhasil pada pekerjaannya.

Dan menurut Sedarmayanti seleksi adalah kegiatan menentukan dan memilih tenaga kerja yang memenuhi kriteria yang telah ditetapkan. Seleksi bertujuan memutuskan masalah apakah seorang pelamar diterima bekerja atau tidak.[1]

Tugas seleksi ialah menilai sebanyak mungkin calon untuk memilih seseorang atau sejumlah orang (sesuai dengan jumlah yang diperlukan) yang paling memenuhi persyaratan pekerjaan yang ditetapkan semula.

Pada seleksi sejumlah calon dinilai sejauh mana kesesuaian mereka (sejauh mana mereka memenuhi persyaratan pekerjaan yang telah ditetapkan semula) dengan suatu pekerjaan. Pada penempatan setiap calon dinilai derajat kesesuaiannya untuk sejumlah pekerjaan yang berbeda-beda. Dari jumlah calon dipilih sejumlah orang yang dinilai secara keseluruhan paling sesuai untuk pekerjaan yang berbeda-beda yang tersedia.

Sedangkan penempatan adalah suatu rekomendasi atau keputusan untuk mendistribusikan para calon pada pekerjaan yang berbeda-beda berdasarkan suatu dugaan tentang kemungkinan-kemungkinan dari calon untuk berhasil pada setiap pekerjaan yang berbeda.

Tugas dari penempatan adalah untuk menilai para calon dan untuk mencocokkan kualifikasi mereka dengan persyaratan yang telah ditetapkan semula dari setiap pekerjaan.

B.     Gambaran Umum mengenai Seleksi dan Penempatan SDM

Sebelum menjalankan proses seleksi, tentunya organisasi harus mengadakan rekrutmen terlebih dahulu. Proses rekrutmen dilakukan dengan tujuan mendapatkan persediaan calon karyawan sebanyak mungkin sehingga organisasi memiliki kesempatan lebih besar untuk memilih calon karyawan yang dianggap memenuhi standar kualifikasi organisasi.

Stoner, dkk (1995) mendefinisikan rekrutmen sebagai suatu proses pengumpulan calon pemegang jabatan yang sesuai dengan rencana sumber daya manusia untuk menduduki suatu jabatan tertentu. “The recruitment is the development of a pool of job candidates in accordance with a human resource plan” (Stoner, at all, 1995). Tujuan dari rekrutmen adalah mendapatkan calon karyawan sebanyak mungkin sehingga memungkinkan pihak manajemen (recruiter) untuk memilih atau menyeleksi calon sesuai dengan kualifikasi yang dibutuhkan oleh perusahaan. Semakin banyak calon yang berhasil dikumpulkan maka akan semakin baik karena kemungkinan untuk mendapatkan calon terbaik akan semakin besar.

Sebelum karyawan dapat direkrut untuk mengisi suatu jabatan tertentu,recruiter harus memiliki gambaran yang jelas tentang tugas-tugas dan kewajiban yang dipersyaratkan untuk mengisi jabatan yang ditawarkan. Oleh sebab itu analisis jabatan merupakan langkah pertama dalam proses rekrutmen dan seleksi. Sekali suatu jabatan telah dianalisis, maka uraian atau pernyataan tertulis tentang jabatan dan posisi jabatan tersebut dalam perusahaan/organisasi akan tertuang dengan jelas.

Uraian atau pernyataan tertulis tersebut dinamakan uraian jabatan (Job Description). Jika uraian jabatan telah tersusun dengan baik, maka spesifikasi jabatan atau disebut juga “hiring specification” akan mulai dikembangkan. Hiring specification didefinisikan sebagai suatu uraian tertulis tentang pendidikan, pengalaman, dan keterampilan yang diperlukan untuk dapat mengisi suatu jabatan tertentu sehingga dapat berfungsi dengan efektif. Job Description dan Hiring Specification inilah yang seharusnya dijadikan informasi dasar untuk memulai proses rekrutmen dan seleksi dan penempatan.

Proses pemilihan atau penyeleksian karyawan atau pegawai disebut dengan proses seleksi. Dasar seleksi berarti penerimaan karyawan baru hendaknya berpedoman kepada dasar tertentu yang digariskan oleh internal maupun eksternal perusahaan supaya hasilnya dapat dipertanggungjawabkan. Dasar-dasar itu antara lain :

a.       Kebijaksanaan perburuhan pemerintah

Seleksi penerimaan karyawan baru harus berdasarkan dan berpedoman kepada Undang-Undang Perburuhan Pemerintah. Seleksi usia harus didasarkan kepada Undang-Undang tanggal 6 Januari 1951 No.I Pasal 1. Peraturan perburuhan melarang adanya diskriminasi kulit, agama, dan suku bangsa. Sebaliknya, Undang-Undang tidak memperbolehkan mempekerjakan anak-anak dibawah umur dan orang-orang yang terlibat dalam G-30-S/PKI. Hal-hal diatas harus menjadi dasar kebijakan seleksi penerimaan karyawan baru bagi setiap organisasi dan perusahaan.

b.      Job specification

Dalam spesifikasi, telah ditetapkan, persyaratan dan kualifikasi minimun dari orang yang dapat menjabat atau melakukan pekerjaan tersebut. Dasar ini harus betul-betul menjadi pedoman pelaksanaan seleksi, prinsipnya adalah “the right man on the right place and the right man behind the right gun” Jadi, titik tolak pemikiran seleksi hendaknya kepada apa yang akan dijabat, baru siapa yang akan menjabatnya, bukan siapa baru apa. Jabatan atau pekerjaan apapun yang akan diisi hendaknya diseleksi beradasarkan atas spesifikasi jabatan atau pekerjaan tersebut.

c.       Ekonomis rasional

Tindakan ekonomis hendaknya menjadi dasar pelaksanaan seleksi supaya biaya, waktu, dan pikiran dimanfaatkan secara efektif sehingga hasil efektif dapat dipertanggungjawabkan.

d.      Etika sosial

Seleksi harus dilakukan sesuai dengan etika sosial. Artinya, memperhatikan norma-norma hukum, agama, kebudayaan, dan adat istiadat masyarakat serta hukum yang berlaku di negara bersangkutan.

Beberapa tujuan organisasi melakukan seleksi adalah untuk mendapatkan :

§  Karyawan yang qualified dan potensial

§  Karyawan yang jujur dan berdisiplin

§  Karyawan yang cakap dengan penempatan yang tepat

§  Karyawan yang terampil dan bersemangat dalam bekerja

§  Karyawan yang memenuhi syarat Undang-Undang Perburuhan

§  Karyawan yang dapat bekerja sama

§  Karyawan yang dinamis dan kreatif

§  Karyawan yang inovatif dan bertanggung jawab

§  Karyawan yang loyal dan berdedikasi tinggi

§  Karyawan yang mudah dikembangkan dimasa akan datang

§  Karyawan yang bekerja secara mandiri

§  Karyawan yang mempunyai budaya dan perilaku malu

§  Untuk mengurangi tingkat absensi dan turn over karyawan

C.    Strategi Proses Seleksi

Campbell, Dunnette, Lawler, Weick (1970) membahas 6 strategi seleksi atau strategi peramalan yang didasarkan pada penggunaan dari metode mekanikal atau klinikal dalam mengumpulkan dan mengolah data.

Pengumpulan data secara mekanikal ialah jika data dikumpulkan berdasarkan pedoman-pedoman, peraturan-peraturan, dan prosedur yang telah di tetapkan semula (misalnya tes atau alat ukur yang telah dikaji dan dibakukan pengambilan, pengolahan, dan penilaiannya).

Pengumpulan data secara klinikal adalah jika data dikumpulkan dengan cara yang lentur atau fleksibel dalam arti kata bahwa macam data yang dikumpulkan dari seseorang, berbeda dengan data yang dikumpulkan dari orang lain, tergantung pada orang (psikolog) yang mengumpulkan data tersebut. Data yang dianggap perlu dikumpulkan dari seseorang dapat berbeda macamnya dengan data yang dianggap perlu dikumpulkan dari orang lain (misalnya pada wawancara seleksi dengan A, dirasakan perlu mengetahui lebih dalam tentang hubungan antar anggota keluarga karena diduga berpengaruh besar pada prestasi pekerjaannya kelak, sementara pada wawancara dengan B, dirasakan penting mengetahui lebih banyak tentang prestasinya atau pengalaman organisasinya).

Pengolahan data secara mekanikal dilaksanakan sesuai dengan peraturan atau penrhitungan statistik. Pengolahan data secara mekanikal dapat dilakukan oleh seseorang yang bukan ahli dibidang psikologi, tetapi jika data dilakukan secara klinikal, pengolahannya dilakukan oleh seorang ahli atau psikolog yang beranggapan bahwa ia dapat lebih memperhatikan dan memanfaatkan keseluruhan pola prilaku calon dalam rangka tuntutan pekerjaan. Berikut ini uraian singkat dari setiap strategi :

1.      Interpretasi profil, data dikumpulkan mekanikal dan diolah secara klinikal. Disini seorang ahli tanpa mengadakan wawancara dan mengamati atau mengopservasi calon, menafsirkan pola atau “profil” dari score-score yang diperoleh dari seperangkat tes.

2.      Statistical murni, data dikumpulkan dan diolah secara mekanikal. Suatu contoh dari strategi ini ialah penggunaan dari informasi biografikal dan score-score tes dalam suatu persamaan regresi ganda untuk meramalkan prestasi kerja menejeril.

3.      Klinikal murni, pengumpulan dan pengolahan data berlangsung secara klinikal. Disini seorang ahli mendasarkan pada peramalannya pada wawancara atau observasi perilaku tanpa menggunakan informasi objektif. Laporan tertulis tentang calon setelah ia diwawancara merupakan satu missal dari strategi ini.

4.      Pengharkatan perilaku (behavior rating), pengumpulan data dilakukan secara klinikal sedangkan pengolahannya dilakukan secara mekanikal.Para ahli setelah mengobservasi  perilaku calon atau setelah mewawancarainya, meringkas kesan-kesannya dalam bentuk pengharkatan pada satu atau lebih skala yang telah disediakan.

5.      Gabungan klinikal, pengumpuland ata dilakukan secara mekanikal dan klinial sedangkan pengolahannya dilakukan secara klinikal. Hal ini merupakan situasi klinikal yang paling sering dijumpai, dimana semua informasi dari wawancara,m observasi dan skor tes dipasukan oleh seorang atau satu tim ahli klinik untuk mengembangkan satu gagasan dan peramalan-peramalan perilaku tentang seseorang calon.

6.      Gabungan mekanikal, data dikumpulakn secara mekanikal sedangkan pengolahan data dilakukan secara mekanikal. Metode ini berbeda dengan gabungan klinikal hanya dalam penggunaan dari aturan-aturan yang telah ditetapkan semula (seperti persamaan regresi ganda) untuk mendapatkan peramalan-peramalan perilaku final dari semua data yang tersedia.

Nilai dari keenam strategi diteliti oleh Sawyer dan hasilnya dibahas secara ringkas oleh Campbell dkk. Dari hasil penelitian Sawyer disimpulkan bahwa cara pengolahan data secara mekanikal lebih baik dari cara pengolahan yang klinikal.

Kelebihan dari metode mekanikal :

a)      Metode ini lebih cermat dalam menyatakan besarnya kemungkinan timbulnya satu taraf prilaku kerja tertentu.

b)      Metode ini menggunakan pengetahuan yang diperoleh dari belajar melalui pengalaman tentang peramal-peramal yang tepat yang berkaitan dengan prilaku kerja yang berbeda-beda.

Kelemahan dari metode mekanikal :

a)      Kesulitannya untuk mengadakan kajian-kajian validasi.

b)      Ketidakmampuan untuk memperhatikan perubahan-perubahan dinamis dalam pekerjaan dan kondisi keorganisasian.

c)      Kesulitan untuk menggunakannya dalam memperoleh keputusan yang sifatnya perorangan.

Keuntungan metode klinikal :

a)      Setiap orang ditangani dengan cara yang lebih sesuai dengan dirinya.

b)      Psikolog dengan menggunakan keterampilan khususnya dan pengalamannya dapat memperhatikan kondisi-kondisi yang unik dan khusus untuk memperoleh data yang rinci.

Kelemahan metode klinikal :

a)      Derajat ketidak tepatan yang berarti hanya ada sedikit atau tidak ada sama sekali pengetahuan sebelumnya tentang ketepatan pengambilan keputusan mengenai diterima atau ditolaknya tenaga kerja berdasarkan metode klinis.

b)      Berbagai macam masalah yang timbul dari kesulitan-kesulitan yang berhubungan dengan prosedur yang tidak dibakukan, yang subjektif, masalah dari pembentukan kesan-kesan, dan aturan optimal untuk mengkombinasikan informasi dengan bentuk peramalan.

D.    Langkah-Langkah dalam Proses Seleksi dan Penempatan SDM

Perusahan-perusahaan dewasa ini telah cukup banyak menggunakan jasa psikolog untuk membantu merekan menyeleksi tenaga kerja. Penggunaan pemeriksaan psikologis atau psikotes mulai banyak dikenal pada permulaan tahun 60-an. Di Indonesia proses penerimaan tenaga kerja berlangsung dalam 2 tahapan yang besar yaitu pencarian calon tenaga kerja dan seleksi calon tenaga kerja.

1.      Tahap pencarian calon tenaga kerja.

Pada tahap ini diusahakan agar jumlah calon tenaga kerja terkumpul cukup banyak sehingga dapat dilakukan seleksi yang baik. Makin banyak calon tenaga kerja, makin banyak kemungkinan mendapatkan tenaga kerja yang memenuhi persyaratan perusahaan. Pencarian calon tenaga kerja dilakukan melalui :

a)      Iklan

b)      Pendekatan langsung ke sekolah-sekolah atau lembaga pendidikan.

c)      Para tenaga kerjanya sendiri yang mengajukan kenalan atau anggota keluarganya yang dapat mereka jamin ‘kebaikan’ pekerjaan mereka.

d)     Pencari kerja melamar sendiri ke perusahaan-perusahaan.

2.      Tahap seleksi calon tenaga kerja

Proses seleksi calon tenaga kerja diperusahaan di Indonesia bervariasi. Namun secara garis besar seleksi berlangsung sesuai dengan tahapan-tahapan sebagai berikut :

a)      Seleksi surat-surat lamaran

b)      Wawancara awal.

c)      Ujian, psikotes, wawancara. Tahap ini dapat dibagi dalam 3 subtahap yaitu (a) ujian: calon mendapat ujian tertulis tentang pengetahuan dan keterampilannya dengan pekerjaan yang dilamar. (b) psikotes: calon dievaluasi secara psikologi, yang meliputi pemberian tes psikologi secara kelompok atau klasikal dan secara perorangan dan wawancara. (c) wawancara: calon diwawancarai oleh pemimpin unit kerja yang memerlukan tenaganya. Disini calon diwawancarai oleh atasan dari jabatan yang akan ia duduki jika diterima. Atasan dapat melihat sejauh mana pengetahuan dan keterampilan yang telah dimiliki calon tentang pekerjaan yang ia lamar. Dalam tahap tiga ini dapat terjadi bahwa para calon mengikuti semua subtahap atau hanya mengikuti subtahap berikutnya kalau dinilai memuaskan pada subtahap sebelumnya.

d)     Penilaian akhir. Pada tahap ini hasil-hasil dari tahap sebelumnya dinilai secara keseluruhan untuk sampai diambil keputusan akhir calon mana yang akan diterima atau ditolak. Para calon yang diterima kemudian diminta untuk dites kesehatan umumnya. Hasil tes kesehatan ini dan hasil-hasil dari tahapan sebelumnya kemudian digunakan sebagai dasar penerimaan atau penolakan calon.

e)      Pemberitahuan dan wawancara akhir. Hasil penilaian pada tahap 4 diberitahukan kepada para calon. Wawancara akhir dilakukan pada calon yang diterima, kemudian diterangkan tentang berbagai kebijakan, terutama yang menyangkut kebijakan dalam bidang SDM, seperti gaji dan imbalan lainnya. Jika calon tenaga kerja menyetujuinya, ia dapat diterima pada perusahaan.

f)       Penerimaan. Dalam tahap ini para calon tenaga kerja mendapat surat keputusan diterima kerja pada perusahaan dengan berbagai persyaratan kerja. Ada kalanya tenaga kerja diminta untuk menandatangani sebuah kontrak kerja.

Sedangkan untuk para karyawan baru, para karyawan baru yang telah selesai menjalankan program seleksi harus segera mendapatkan tempat pekerjaan yang sesuai dengan bakat dan keahlian yang dimilikinya. Salah satu fungsi MSDM untuk mengurus hal ini adalah placement atau penempatan karyawan.

Penempatan karyawan berarti mengalokasikan para karyawan pada posisi kerja tertentu, hal ini khusus terjadi pada karyawan baru. Kepada para karyawan lama yang telah menduduki jabatan atau pekerjaan termasuk sasaran fungsi penempatan karyawan dalam arti mempertahankan pada posisinya atau memindahkan pada posisi yang lain.

Penempatan staffing terdiri dari dua cara :

1.      Karyawan baru dari luar perusahaan dan

2.      Penugasan di tempat yang baru bagi karyawan lama yang disebut implacement atau penempatan internal.

Penempatan adalah penugasan atau penugasan kembali seorang karyawan kepada pekerjaan barunya. Keputusan penempatan lebih banyak dibuat oleh manajer lini, biasanya supervisor seorang karyawan dengan berkonsultasi menentukan penempatan karyawan di masa datang. Peranan departemen SDM adalah memberi nasihat kepada manajer lini tentang kebijakan perusahaan dan memberikan konseling kepada para karyawan.

Dalam alur ini, terdapat tiga jenis penting dari penempatan, yaitu promosi, transfer, dan demosi. Berikut ini dijelaskan tiga jenis penempatan dan separasi.

a.       Promosi

Promosi terjadi apabila seorang karyawan dipindahkan dari satu pekerjaan ke pekerjaan lain yang lebih tinggi dalam pembayaran, tanggung jawab dan atau level. Umumnya diberikan sebagai penghargaan, hadiah (reward system) atas usaha dan prestasinya di masa lampau, maka akan muncul dua permasalahan.

b.      Transfer dan Demosi

Transfer dan demosi adalah dua kegiatan utama penempatan karyawan lainnya yang ada pada perusahaan.

c.       Job-Posting Program

Job-posting program memberikan informasi kepada karyawan tentang pembukaan lowongan kerja dan persyaratannya. Pengumuman tentang lowongan kerja tersebut mengundang para karyawan yang memenuhi syarat untuk melamarnya. Biasanya diumumkan melalui bulletin atau surat kabar perusahaan baik surat kabar biasa maupun elektronik. Kualifikasi dan ketentuan lain biasanya diambil dari informasi analisis pekerjaan, melalui pencalonan diri ataupun dengan rekomendasi supervisor, karyawan yang tertarik dapat mengajukan permohonan kepada departemen SDM.

Terdapat tiga hal yang mendasari keputusan penempatan bagi SDM, yaitu efektivitas, tuntutan hukum, dan prevensi PHK.

a.       Efektivitas

Efektivitas penempatan harus mampu meminimalisir kemungkinan terjadinya kekacauan bagi karyawan dan perusahaan. Untuk mengurangi kekacauan, keputusan promosi dan transfer harus dibuat sesuai dengan langkah-langkah seleksi. Ketika penempatan ditetapkan, karyawan baru harus mendapatkan pengenalan untuk mengurangi kecemasan dan mempercepat sosialisasi dan proses belajar.

b.      Tuntutan Hukum

Selama ini hubungan kerja yang tidak didasarkan pada kontrak resmi tertulis disebut hubungan kerja sukarela dan dilanjutkan dengan persetujuan. Kedua pihak harus memberitahukan apabila hubungan itu berakhir. Hak perusahaan untuk memberhentikan pekerja setiap saat tanpa sebab menjadi dikenal sebagai doktrin pemberi kerja.

c.       Pencegahan Separasi (PHK)

Salah satu bidang kreatif MSDM adalah upaya pencegahan separasi. Ketika departemen SDM dapat mencegah perusahaan kehilangan SDM yang bernilai, maka uang yang ditanam dalam rekrutmen, seleksi, orientasi dan pelatihan tidak hilang. Uang juga dapat dihemat dengan mengurangi keperluan penyebaran pekerja yang tersisa.

BAB III

PENUTUP

A.    Kesimpulan

Setiap organisasi dalam mencari dan memilih calon-calon karyawan, tentunya akan berusaha sebaik mungkin untuk mendapatkan yang terbaik dan yang paling sesuai dengan kebutuhan organisasi. Untuk mendapatkan calon-calon karyawan yang berkualitas tentunya organisasi harus melakukan proses seleksi yang baik.

Organisasi melakukan seleksi untuk mencari dan memilih calon karyawan yang akan diterima atau ditolak oleh organisasi. Dengan proses seleksi tersebut diharapkan organisasi akan mendapat calon-calon karyawan yang benar-benar sesuai dengan jabatan yang dibutuhkan oleh organisasi. Dalam hal ini karyawan yang terpilih akan merasa puas apabila mereka ditempatkan pada jabatan yang sesuai denan kemampuan mereka masing –masing.

Penempatan karyawan yang sesuai pada posisi yang tepat bukan saja menjadi keinginan organisasi tetapi juga menjadi keinginan karyawan. Dengan demikian karyawan yang bersangkutan dapat mengetahui ruang lingkup pekerjaan yang dibebankan kepadanya, sehingga karyawan akan merasa termotivasi dan bersemangat dalam bekerja dan memberikan kontribusi yang maksimal bagi organisasi.

B.     Saran-Saran

1.      Organisasi harus melakukan analisis jabatan yang baik sebelum melakukan serangkaian proses seleksi dan penempatan SDM.

2.      Memilih metode seleksi SDM yang tepat dan sesuai dengan situasi dan kondisi organisasi.

3.      Menempatkan karyawan baru sesuai dengan analisis jabatan yang telah dilakukan sebelumnya dan disesuaikan dengan hasil seleksi karyawan yang bersangkutan.

---

[1] Sedarmayanti. Manajemen Sumber Daya Manusia dan Manajemen PNS (Bandung : PT Refika Aditama, 2011). hlm. 113.